КАК НАЧАТЬ РАБОТУ
С ЛИЧНЫМ АССИСТЕНТОМ?
С ЛИЧНЫМ АССИСТЕНТОМ?
Замкнутый круг, в который попадает 9 из 10 предпринимателей
и специалистов, работающих на себя.
и специалистов, работающих на себя.
А нужен ли ассистент?
По результатам опроса предпринимателей и экспертов «У вас есть ассистент?», который я провела среди читателей моего канала в Телеграме, 40% респондентов ответили, что ассистент нужен, но на данный момент его нет. Действительно, ассистент ― это первый человек, который нужен в команде. Он может выполнять как задачи по вашему проекту, так и ваши личные задачи.
Записаться на маникюр или в автосервис? Это ведь 5 минут!
Так нам кажется, и каждый день десятки пятиминутных дел занимают ресурс внимания и энергии. Вместо действий, которые принесут дополнительную выручку, узнаваемость, реализацию потенциала, время уходит на выполнение простейших задач, с которыми точно может справиться другой человек.
Вести переписку с клиентами, формировать расписание консультаций, помогать с созданием контента, подключать сервисы оплаты и автоматизации, вести финансовый учёт и другие бизнес-задачи также может сообразительный ассистент.
Я уверена, что каждый эксперт и предприниматель на определённом этапе мечтает об ассистенте, но почему только 16% его нанимают (по результатам того же опроса)?
Об этом я пишу в свой статье.
Записаться на маникюр или в автосервис? Это ведь 5 минут!
Так нам кажется, и каждый день десятки пятиминутных дел занимают ресурс внимания и энергии. Вместо действий, которые принесут дополнительную выручку, узнаваемость, реализацию потенциала, время уходит на выполнение простейших задач, с которыми точно может справиться другой человек.
Вести переписку с клиентами, формировать расписание консультаций, помогать с созданием контента, подключать сервисы оплаты и автоматизации, вести финансовый учёт и другие бизнес-задачи также может сообразительный ассистент.
Я уверена, что каждый эксперт и предприниматель на определённом этапе мечтает об ассистенте, но почему только 16% его нанимают (по результатам того же опроса)?
Об этом я пишу в свой статье.
3 заблуждения, которые останавливают вас от найма ассистента.
Примерное время прочтения – 10 минут.
Я два года подробно изучала эту тему и собрала топ-3 распространённых причин, почему мы не нанимаем ассистента, даже если видим в этом необходимость.
Парадокс: чтобы эти дополнительные средства появились, нужно начать действовать иначе, а времени и сил на это нет. И здесь бы как раз помог ассистент, но мы думаем, что платить ему нечем.
3 способа выйти из этого замкнутого круга:
1. Договориться на период работы без оплаты. За это время ассистент помогает сгенерировать дополнительную выручку, из которой в будущем вы можете оплачивать его работу.
Рекомендую начать с минимальной оплаты. Мой первый ассистент пришёл на оплату ― 3 000 рублей в месяц.
На первых этапах необученный ассистент требует к себе внимания, поэтому первые месяцы он находится в роли «студента» и получает «стипендию».
Почему человек может согласиться на такие условия работы?
Потому что он хочет работать с вами: хочет увидеть изнутри, как предприниматель создаёт компанию, как эксперт развивает практику. Он хочет быть рядом с лидером и специалистом, у которого он может многому научиться. Нужно не забывать, что в мире много людей, для которых денежная мотивация в данный момент не является ключевой.
Сложности, которые могут возникнуть при этом подходе:
1. Больше времени на поиск человека, которому подойдут эти условия. Но тут важно осознавать: когда нет денег, мы платим своим временем ― это наш выбор.
2. На первых этапах от вас будет требоваться время и внимание на обучение молодого специалиста. Обученный ассистент будет запрашивать от 30 тысяч в месяц.
3. Если за срок, о котором вы договорились, не получится сгенерировать дополнительную выручку и вы не выполните свою часть договорённости о переходе на оплачиваемый формат работы, доверие ассистента может быть потеряно. Есть шанс, что придётся искать нового человека. Мой подход ― быть открытым и искренним со своей командой и разговаривать, договариваться и задавать вопросы сотрудникам. Тогда шанс на сохранение сотрудничества остаётся.
2. Договориться о работе по бартеру: ассистент оплачивает услуги, которые вы ему предоставляете, своим временем и выполнением задач, которые вы ему делегируете.
Например, вы проводите для него сессии 1 раз в неделю по сопровождению его до целей на основной работе, делаете дизайн-проект для его семьи ― используете свою экспертность и время вместо финансовой оплаты. Ассистент оплачивает вашу с ним работу тем, что работает на вас.
Сложности, которые могут возникнуть в этом подходе:
1. Внутренние сомнения передавать задачи ассистенту: «ведь я ему не плачу за их выполнение», «вдруг 1 сессии от меня в неделю мало для такого объёма задач?». В этой ситуации выход один ― разговаривать с ассистентом, спрашивать, что он думает по этому поводу, а ещё лучше ― до начала работы обговорить, какие задачи и в каком объёме вы будете ему передавать. (подробнее об этом пишу тут).
2. Различия во внутренней оценке значимости вклада каждого из вас. Ассистент может считать, что услуга, которую вы ему оказываете, на самом деле стоит дешевле. И наоборот, у вас может складываться ощущение, что баланс нарушен: вы даёте больше, ассистент ― меньше. Выход такой же ― договариваться, желательно до начала работы, и в процессе сверяться. Вы можете согласовать денежный эквивалент стоимости ваших услуг и услуг ассистента. Так у обеих сторон будет чёткое понимание вклада друг друга, и расчёты станут более прозрачными.
3. Привлечь инвестиции для создания команды, в частности, найма ассистента и оплаты ему первых месяцев работы до увеличения выручки от совместной работы. Это также возможный способ, но я рекомендую быть с ним очень аккуратным и использовать его, если бизнес-модель уже протестирована и вы точно знаете, что инвестиции окупятся.
3 способа выйти из этого замкнутого круга:
1. Договориться на период работы без оплаты. За это время ассистент помогает сгенерировать дополнительную выручку, из которой в будущем вы можете оплачивать его работу.
Рекомендую начать с минимальной оплаты. Мой первый ассистент пришёл на оплату ― 3 000 рублей в месяц.
На первых этапах необученный ассистент требует к себе внимания, поэтому первые месяцы он находится в роли «студента» и получает «стипендию».
Почему человек может согласиться на такие условия работы?
Потому что он хочет работать с вами: хочет увидеть изнутри, как предприниматель создаёт компанию, как эксперт развивает практику. Он хочет быть рядом с лидером и специалистом, у которого он может многому научиться. Нужно не забывать, что в мире много людей, для которых денежная мотивация в данный момент не является ключевой.
Сложности, которые могут возникнуть при этом подходе:
1. Больше времени на поиск человека, которому подойдут эти условия. Но тут важно осознавать: когда нет денег, мы платим своим временем ― это наш выбор.
2. На первых этапах от вас будет требоваться время и внимание на обучение молодого специалиста. Обученный ассистент будет запрашивать от 30 тысяч в месяц.
3. Если за срок, о котором вы договорились, не получится сгенерировать дополнительную выручку и вы не выполните свою часть договорённости о переходе на оплачиваемый формат работы, доверие ассистента может быть потеряно. Есть шанс, что придётся искать нового человека. Мой подход ― быть открытым и искренним со своей командой и разговаривать, договариваться и задавать вопросы сотрудникам. Тогда шанс на сохранение сотрудничества остаётся.
2. Договориться о работе по бартеру: ассистент оплачивает услуги, которые вы ему предоставляете, своим временем и выполнением задач, которые вы ему делегируете.
Например, вы проводите для него сессии 1 раз в неделю по сопровождению его до целей на основной работе, делаете дизайн-проект для его семьи ― используете свою экспертность и время вместо финансовой оплаты. Ассистент оплачивает вашу с ним работу тем, что работает на вас.
Сложности, которые могут возникнуть в этом подходе:
1. Внутренние сомнения передавать задачи ассистенту: «ведь я ему не плачу за их выполнение», «вдруг 1 сессии от меня в неделю мало для такого объёма задач?». В этой ситуации выход один ― разговаривать с ассистентом, спрашивать, что он думает по этому поводу, а ещё лучше ― до начала работы обговорить, какие задачи и в каком объёме вы будете ему передавать. (подробнее об этом пишу тут).
2. Различия во внутренней оценке значимости вклада каждого из вас. Ассистент может считать, что услуга, которую вы ему оказываете, на самом деле стоит дешевле. И наоборот, у вас может складываться ощущение, что баланс нарушен: вы даёте больше, ассистент ― меньше. Выход такой же ― договариваться, желательно до начала работы, и в процессе сверяться. Вы можете согласовать денежный эквивалент стоимости ваших услуг и услуг ассистента. Так у обеих сторон будет чёткое понимание вклада друг друга, и расчёты станут более прозрачными.
3. Привлечь инвестиции для создания команды, в частности, найма ассистента и оплаты ему первых месяцев работы до увеличения выручки от совместной работы. Это также возможный способ, но я рекомендую быть с ним очень аккуратным и использовать его, если бизнес-модель уже протестирована и вы точно знаете, что инвестиции окупятся.
1. Нет свободных средств, чтобы оплачивать работу ассистента
Скорее всего, да. С такой самоотдачей, как вы работаете над своим проектом, никто другой работать над ним не будет. Но дело тут в другом.
Действительно ли нам нужно искать человека, который сделает лучше или так же, как это сделали бы мы сами?
Предлагаю перейти в другую систему координат: ставить конкретную цель и конкретные результаты, которые вы хотите получить от работы ассистента. И искать человека, который способен эти цели и результаты реализовать.
В конечном итоге не важно, хуже или лучше ассистент сделает задачу, если цель будет достигнута.
Действительно ли нам нужно искать человека, который сделает лучше или так же, как это сделали бы мы сами?
Предлагаю перейти в другую систему координат: ставить конкретную цель и конкретные результаты, которые вы хотите получить от работы ассистента. И искать человека, который способен эти цели и результаты реализовать.
В конечном итоге не важно, хуже или лучше ассистент сделает задачу, если цель будет достигнута.
2. Страшно делегировать задачи: лучше меня никто не сделает
~
Ещё одна распространённая ловушка ― «я сначала пойму, потом начну делать». Почему это ловушка? Потому что понимание приходит во время действий. Мы не поймём до конца, пока не начнём действовать.
Однако я могу помочь подготовиться к этим действиям ― в следующей статье я поделюсь пошаговым алгоритмом подготовки к найму ассистента и возможным этапам отбора. Ещё до найма мы можем сделать аудит своих задач и предварительно увидеть, что из них стоит передать.
Если коротко, идеальный вариант ― передавать ассистенту все задачи, которые можете делать не вы. Задачи, связанные с вашим делом, а также личные задачи.
Однако я могу помочь подготовиться к этим действиям ― в следующей статье я поделюсь пошаговым алгоритмом подготовки к найму ассистента и возможным этапам отбора. Ещё до найма мы можем сделать аудит своих задач и предварительно увидеть, что из них стоит передать.
Если коротко, идеальный вариант ― передавать ассистенту все задачи, которые можете делать не вы. Задачи, связанные с вашим делом, а также личные задачи.
3.Не знаю, какие задачи передавать ассистенту и как выстраивать с ним работу
Причина №1. Дополнительная энергия и мотивация
Часто на первых этапах работы над своим проектом возникает сопротивление, желание отложить задачу, сделать её не в полном объёме, потому что нет человека, который поставит дедлайн и конкретную цель, поскольку вы работаете на себя. В этом случае найм ассистента добавляет ответственность за доход и за успех проекта не только перед собой, но и перед ассистентом. Больше ответственности ― больше энергии для выполнения задач, которые страшно делать или не хочется. Чем больше команда и, соответственно ответственность перед ней, тем больше энергии получает руководитель.
Причина №2. Лёгкий выход из операционных процессов в будущем
Найм ассистента на первых шагах развития проекта ― это долгосрочные инвестиции в будущий выход из операционных процессов этого проекта. Если ассистент с вами с самого начала, он погружен во все детали, многие процессы создаёт вместе с вами, то в будущем он может стать вашим заместителем или исполнительным директором. А вам будет проще выйти из участия в операционных процессах и преодолеть «управленческую яму», когда кажется, что лучше, чем вы, никто не сделает и контроль отпускать никак нельзя.
Причина №3. Быстрое выполнение задач
Один из элементов работы с ассистентом ― это совместное выполнение задач, которые делать не хочется и делегировать нельзя. Договоритесь о встрече в удобном месте или онлайн и сделайте задачу, обсуждая или вместе выполняя шаги. Такая договоренность, постановка встречи в календарь, предупреждение ассистента о цели встречи, ― факторы, которые могут сильно ускорить выполнение нелюбимых задач.
Меня часто спрашивают: «Как найти ассистента?»
Но ключевое в этом вопросе не «Как его найти?», а «Что меня останавливает от того, чтобы приступить к найму?». Если нет ни одной причины, то он найдётся быстро. Чтобы помочь тем из вас, кто уже готов к найму, в своей следующей статье я поделюсь алгоритмом найма ассистента.
Часто на первых этапах работы над своим проектом возникает сопротивление, желание отложить задачу, сделать её не в полном объёме, потому что нет человека, который поставит дедлайн и конкретную цель, поскольку вы работаете на себя. В этом случае найм ассистента добавляет ответственность за доход и за успех проекта не только перед собой, но и перед ассистентом. Больше ответственности ― больше энергии для выполнения задач, которые страшно делать или не хочется. Чем больше команда и, соответственно ответственность перед ней, тем больше энергии получает руководитель.
Причина №2. Лёгкий выход из операционных процессов в будущем
Найм ассистента на первых шагах развития проекта ― это долгосрочные инвестиции в будущий выход из операционных процессов этого проекта. Если ассистент с вами с самого начала, он погружен во все детали, многие процессы создаёт вместе с вами, то в будущем он может стать вашим заместителем или исполнительным директором. А вам будет проще выйти из участия в операционных процессах и преодолеть «управленческую яму», когда кажется, что лучше, чем вы, никто не сделает и контроль отпускать никак нельзя.
Причина №3. Быстрое выполнение задач
Один из элементов работы с ассистентом ― это совместное выполнение задач, которые делать не хочется и делегировать нельзя. Договоритесь о встрече в удобном месте или онлайн и сделайте задачу, обсуждая или вместе выполняя шаги. Такая договоренность, постановка встречи в календарь, предупреждение ассистента о цели встречи, ― факторы, которые могут сильно ускорить выполнение нелюбимых задач.
Меня часто спрашивают: «Как найти ассистента?»
Но ключевое в этом вопросе не «Как его найти?», а «Что меня останавливает от того, чтобы приступить к найму?». Если нет ни одной причины, то он найдётся быстро. Чтобы помочь тем из вас, кто уже готов к найму, в своей следующей статье я поделюсь алгоритмом найма ассистента.
Неочевидные причины нанять ассистента
Как нанять личного ассистента: пошаговое руководство
Примерное время прочтения – 15 минут.
В моём личном опыте найма более 50 человек, а в процессе сопровождения команды моего бизнеса и других предпринимателей — более 100 человек.
Я с удовольствием поделюсь своей системой найма с вами. Я назвала её «Три К», потому что она состоит из 3 этапов:
Ниже я разложу по шагам каждый из этапов найма ассистента, хотя по этой системе можно нанимать любого сотрудника.
Этап 1. Какая цель найма ассистента?
Этап 2. Кто нужен?
Этап 3. Как найти?
Я с удовольствием поделюсь своей системой найма с вами. Я назвала её «Три К», потому что она состоит из 3 этапов:
- Какая цель найма?
- Кто нужен на эту роль?
- Как нанять этого сотрудника?
Ниже я разложу по шагам каждый из этапов найма ассистента, хотя по этой системе можно нанимать любого сотрудника.
Этап 1. Какая цель найма ассистента?
Этап 2. Кто нужен?
Этап 3. Как найти?
Этап 1. Какая цель найма ассистента?
Ответ на этот вопрос может быть простым — помочь с задачами, освободить время. Но на этом этапе важно чётко сформулировать ответы на следующие вопросы, чтобы, отталкиваясь от них, найти подходящего под эту роль человека и с первой встречи донести, какой ключевой результат от него ожидается.
Шаг 1. Определить причину, по которой вы решили нанять ассистента
Скорее всего, она звучит примерно так: «Я не успеваю делать важные задачи, которые приведут проект к росту, потому что каждый день появляются срочные дела, часть из которых я точно могу передать».
Шаг 2. Определить перечень задач, которые вы делегируете ассистенту
1.Выписать все задачи, которые вы делаете. Рекомендую к каждой добавить, сколько времени она занимает и степень её важности. Ниже привожу пример таблицы, которую даю для заполнения моим клиентам.
Скорее всего, она звучит примерно так: «Я не успеваю делать важные задачи, которые приведут проект к росту, потому что каждый день появляются срочные дела, часть из которых я точно могу передать».
Шаг 2. Определить перечень задач, которые вы делегируете ассистенту
1.Выписать все задачи, которые вы делаете. Рекомендую к каждой добавить, сколько времени она занимает и степень её важности. Ниже привожу пример таблицы, которую даю для заполнения моим клиентам.
2.Из этого перечня задач выбрать те, которые вы передадите ассистенту. Можно объединить их в блоки, особенно если системность — ваша естественная черта. Даже в таких мелочах вы транслируете кандидатам информацию о себе как о руководителе.
Пример списка задач, который я создавала для будущего ассистента в 2021 году. Кстати, с этим ассистентом работаем до сих пор, но перечень задач сильно изменился.
Пример списка задач, который я создавала для будущего ассистента в 2021 году. Кстати, с этим ассистентом работаем до сих пор, но перечень задач сильно изменился.
Шаг 3. Определить, как измерить главный результат работы ассистента
В моём случае главный результат работы ассистента я оценивала как 10 появившихся свободных часов в неделю. Их я могу посвятить выполнению важных задач, которые кроме меня никто не сделает, или отдыху.
Другие примеры главных результатов работы ассистента:
Шаг 4. Определить нюансы: формат и условия работы
На этом шаге необходимо заранее продумать:
Чтобы ответить на эти вопросы, мы и делали шаги 1–3. Цель, задачи и ключевой результат работы показывают нам, какой формат работы мы предложим ассистенту, чтобы это реализовать. Также рекомендую опираться на ваши предпочтения: вы больше хотите проводить встречи и передавать задачи офлайн или онлайн; нравится ли вам работать параллельно в одном помещении или, наоборот, выбираете работать в уединении.
В моём случае главный результат работы ассистента я оценивала как 10 появившихся свободных часов в неделю. Их я могу посвятить выполнению важных задач, которые кроме меня никто не сделает, или отдыху.
Другие примеры главных результатов работы ассистента:
- количество заявок на проведение консультаций, которые принял ассистент и поставил вам в расписание;
- количество дней в месяц, в которые ассистент выложил контент в ваши социальные сети или другие площадки для продвижения;
- организованное расписание жизни для вас и ваших детей на неделю вперед — вам не нужно тратить время на то, чтобы понять, когда, кого и кто везёт на дополнительные занятия и другие мероприятия.
Шаг 4. Определить нюансы: формат и условия работы
На этом шаге необходимо заранее продумать:
- это будет удаленная работа или необходимо быть в офисе или у вас дома в какие-то дни;
- есть ли фиксированные часы работы в день, или график гибкий, и ассистент может сам выбирать, когда сделать задачу, главное — уложиться в дедлайн;
- в какие часы и дни недели необходимо быть на связи;
- какая оплата работы на тестовом периоде, в первые месяцы, есть ли потенциал для увеличения оплаты и при каких условиях.
Чтобы ответить на эти вопросы, мы и делали шаги 1–3. Цель, задачи и ключевой результат работы показывают нам, какой формат работы мы предложим ассистенту, чтобы это реализовать. Также рекомендую опираться на ваши предпочтения: вы больше хотите проводить встречи и передавать задачи офлайн или онлайн; нравится ли вам работать параллельно в одном помещении или, наоборот, выбираете работать в уединении.
Этап 2. Кто нужен?
Здесь перед нами стоит единая задача — создать портрет идеального ассистента.
Опять же с опорой на ваши ответы о главном результате, перечне задач, формате и условиях работы.
Опять же с опорой на ваши ответы о главном результате, перечне задач, формате и условиях работы.
В таблице ниже показываю эту взаимосвязь.
Ключевая идея — портрет человека зависит от того, каких результатов от его работы вы ожидаете, как вы хотите себя чувствовать в работе с ним.
Я предлагаю создавать портрет по следующему шаблону:
ПРИМЕР ПОРТРЕТА ИДЕАЛЬНОГО АССИСТЕНТА
Цель работы — 10 дополнительных часов в неделю у меня как у руководителя.
Предполагаемые результаты (неполный перечень):
Профессиональные качества, опыт, образование (также неполный перечень с опорой на цель и результаты, которые указала выше):
Личные качества (несколько примеров):
После того как мы составили портрет, мы можем примерно увидеть, кто это:
Я предлагаю создавать портрет по следующему шаблону:
- Цель работы — на предыдущем этапе уже ее сформулировали.
- Предполагаемые результаты — это как раз список задач и ожидаемых результатов каждой из них.
- Профессиональные качества, опыт работы (и нужен ли он вообще?), образование (опять же, есть ли необходимость?).
- Личные качества, ценности и принципы.
ПРИМЕР ПОРТРЕТА ИДЕАЛЬНОГО АССИСТЕНТА
Цель работы — 10 дополнительных часов в неделю у меня как у руководителя.
Предполагаемые результаты (неполный перечень):
- Ежедневное заполнение финансовой отчётности по доходам и расходам проекта. Результат: в конце дня остатки на счетах и в отчёте совпадают.
- Постановка консультаций в моё расписание и ведение переписки с клиентами для назначения удобного времени. Напоминание клиентам о консультациях и отправка им ссылки для подключения к конференции. Результат: консультации стоят в моём календаре, мне не нужно уделять время простым сообщениям, я прихожу на консультацию, клиент также приходит.
- Запись на консультации к врачам, в салон красоты, к юристу, нотариусу и другим специалистам
Профессиональные качества, опыт, образование (также неполный перечень с опорой на цель и результаты, которые указала выше):
- Образование — не важно, так как в задачах нет того, что требует специфических знаний.
- Опыт работы — до этого уже был опыт работы, любой. Для меня это важно, чтобы понимать, что человек знает, что такое «работа». На позицию ассистента часто идут студенты. Если до этого опыта работы не было, есть шанс, что сотрудничество быстро прекратится, когда студент поймёт, что работу прогулять нельзя, в отличие от пар.
- Предыдущий опыт работы — есть кейс, что кандидат проработал на одном месте более 4 месяцев.
- Умение пользоваться гугл-документами: текстовые файлы, таблицы (в том числе использование формул), гугл-формы для анкетирования.
- Грамотная письменная речь для переписки с клиентами, а также базовые навыки вежливой, приятной коммуникации.
Личные качества (несколько примеров):
- Внимательность — заполнение финансовой отчётности требует высокой концентрации.
- Инициативность — ассистент сам предлагает «забрать» ещё какие-то задачи себе, чтобы у вас появилось ещё больше свободного времени.
- Главная ценность и мотивация — постоянное развитие и самосовершенствование, так как мой проект помогает развиваться нашим клиентам. Команда, которая может сопроводить в процессе развития клиентов, должна и сама проповедовать эту ценность искренне.
После того как мы составили портрет, мы можем примерно увидеть, кто это:
- скорее всего, девушка, так как мне будет комфортнее, если на процедуры в салон красоты меня будет записывать девушка, которая понимает меня в этой сфере;
- это вполне может быть студентка старших курсов или магистратуры, так как полная занятость не нужна, задачи можно выполнять удалённо, а зарплатные ожидания будут ниже.
Условие
Какой человек нужен?
Условие 1. Большая часть задач — работа с таблицами, документами, сверкой финансовых отчетов
Усидчивый человек, способный изо дня в день выполнять рутинные задачи. Человек, который быстро теряет интерес и постоянно хочет новых вызовов, на эту роль не подойдёт
Условие 2. Ключевой результат — это количество освободившихся в неделю часов
Нужен человек, который будет проявлять инициативу и сам предлагать забирать себе задачи. Это человек, для которого естественно — заботиться о других, для него важно приносить пользу
Условие 3. Большинство задач будут связаны с помощью ведения социальных сетей
Грамотная письменная речь, совпадающие с вашими стандарты «красоты» в смысле оформления визуальной информации (фото для постов, сторис, видео), возможно, также необходимы базовые навыки владения редакторами для фото и видео на мобильном устройстве.
Этап 3. Как найти?
Шаг 1. Создать описание вакансии, опираясь на портрет идеального ассистента и целевую аудиторию
Отмечу 2 неочевидных момента, которые часто не учитывают на этом шаге:
Я часто объединяю описание вакансии и анкету, которая является первым этапом отбора. Важный момент: даже на этапе чтения вакансии ассистента кандидат принимает решение, опираясь на то, насколько, как ему кажется, ему понравится работать с руководителем. Стоит в вакансии немного раскрыть информацию о себе, чтобы кандидат мог быстро принять решение — откликнуться или нет.
Пример вакансии на позицию ассистента (моя реальная вакансия на 2021 год)
Привет! Меня зовут Катя Черникова. Я — основатель сети центров подготовки к ЕГЭ и ОГЭ «1ОО баллов» в Иркутске.
«1ОО баллов» — молодая и быстрорастущая компания, сейчас мы выходим на другой уровень, поэтому количество моих задач растёт с каждым днём. Именно потому я ищу человека, на которого смогу полностью положиться; того, кому буду доверять; того, кто будет делать задачи, которые я передаю, даже лучше, чем их сделала бы я; того, кто очень жаден до новых знаний, испытаний в виде интересных задач; того, для кого саморазвитие — одна из основных ценностей в жизни. Продолжение описания вакансии и анкета для кандидата.
Шаг 2. Определить, где разместить вакансию
А делать это стоит на тех площадках, где есть целевая аудитория, подходящая под портрет ассистента.
Если это девушка-студентка — можно использовать сообщества университетов и телеграм-каналы, где молодые специалисты ищут работу.
Человек с опытом работы и большим резюме — HeadHunter и подобные платформы для поиска кандидатов.
Также отличный канал поиска — ваши личные аккаунты в социальных сетях. Если человек долгое время подписан на ваш аккаунт, читает то, что вы пишете, скорее всего, у вас много общего. Однако о работе с друзьями, родственниками, родителями ваших учеников и другими людьми, с которыми вы уже состоите в каких-либо отношениях, дополнительно писать не буду — вы знаете, что часто это заканчивается завершением всех форматов отношений.
Ещё один важный момент: не всегда размещения вакансии достаточно (это называется «пассивный найм» — кандидаты проявляют активность, а мы «пассивно» ждём отклики). Иногда необходимо подключить «активный найм» — самостоятельно искать подходящих кандидатов и связываться с ними. Свою ассистентку я нашла именно так, хотя ещё 8 человек, которые заполнили анкету, откликнулись на вакансию самостоятельно.
Шаг 3. Определить, какие этапы найма будут у кандидатов
Я выделяю 9 возможных этапов найма сотрудников на разные позиции, но для ассистента рекомендую следующие 5:
Отмечу 2 неочевидных момента, которые часто не учитывают на этом шаге:
- Делают описание вакансии так, как будто разговаривают со взрослой женщиной, хотя хотели бы найти сообразительную девочку-студентку. Или наоборот: в вакансии обращаются «на ты», а подыскивают серьёзного кандидата на позицию управляющего. Даже язык, которым написана вакансия, имеет значение. Вакансия — это маркетинговый оффер, только не для клиентов, а для внутренних клиентов — ваших сотрудников.
- Берут за основу чужое описание вакансии на ассистента, находят в сети. Очень важно создать описание вакансии чётко по портрету, ожидаемым результатам работы и задачам, которые вы будете передавать.
Я часто объединяю описание вакансии и анкету, которая является первым этапом отбора. Важный момент: даже на этапе чтения вакансии ассистента кандидат принимает решение, опираясь на то, насколько, как ему кажется, ему понравится работать с руководителем. Стоит в вакансии немного раскрыть информацию о себе, чтобы кандидат мог быстро принять решение — откликнуться или нет.
Пример вакансии на позицию ассистента (моя реальная вакансия на 2021 год)
Привет! Меня зовут Катя Черникова. Я — основатель сети центров подготовки к ЕГЭ и ОГЭ «1ОО баллов» в Иркутске.
«1ОО баллов» — молодая и быстрорастущая компания, сейчас мы выходим на другой уровень, поэтому количество моих задач растёт с каждым днём. Именно потому я ищу человека, на которого смогу полностью положиться; того, кому буду доверять; того, кто будет делать задачи, которые я передаю, даже лучше, чем их сделала бы я; того, кто очень жаден до новых знаний, испытаний в виде интересных задач; того, для кого саморазвитие — одна из основных ценностей в жизни. Продолжение описания вакансии и анкета для кандидата.
Шаг 2. Определить, где разместить вакансию
А делать это стоит на тех площадках, где есть целевая аудитория, подходящая под портрет ассистента.
Если это девушка-студентка — можно использовать сообщества университетов и телеграм-каналы, где молодые специалисты ищут работу.
Человек с опытом работы и большим резюме — HeadHunter и подобные платформы для поиска кандидатов.
Также отличный канал поиска — ваши личные аккаунты в социальных сетях. Если человек долгое время подписан на ваш аккаунт, читает то, что вы пишете, скорее всего, у вас много общего. Однако о работе с друзьями, родственниками, родителями ваших учеников и другими людьми, с которыми вы уже состоите в каких-либо отношениях, дополнительно писать не буду — вы знаете, что часто это заканчивается завершением всех форматов отношений.
Ещё один важный момент: не всегда размещения вакансии достаточно (это называется «пассивный найм» — кандидаты проявляют активность, а мы «пассивно» ждём отклики). Иногда необходимо подключить «активный найм» — самостоятельно искать подходящих кандидатов и связываться с ними. Свою ассистентку я нашла именно так, хотя ещё 8 человек, которые заполнили анкету, откликнулись на вакансию самостоятельно.
Шаг 3. Определить, какие этапы найма будут у кандидатов
Я выделяю 9 возможных этапов найма сотрудников на разные позиции, но для ассистента рекомендую следующие 5:
2. Тестовое задание. На этот этап рекомендую переводить тех, кто по итогам заполнения анкеты уже подходит.
Тестовое задание может быть простым, но проверяющим необходимые качества на практике.
Мой пример тестового задания: заранее я договаривалась с кандидатами, в какое время у них будет доступ к компьютеру (с выходом в интернет) и 15 минут времени.
Из 5 человек, которым я отправила тестовое задание, в 15 минут и эти простые, на первый взгляд, условия уложилось только 2.
Тестовое задание может быть простым, но проверяющим необходимые качества на практике.
Мой пример тестового задания: заранее я договаривалась с кандидатами, в какое время у них будет доступ к компьютеру (с выходом в интернет) и 15 минут времени.
Из 5 человек, которым я отправила тестовое задание, в 15 минут и эти простые, на первый взгляд, условия уложилось только 2.
- Заполнение анкеты с ключевыми вопросами, которые показывают, подходит ли кандидат под ваш портрет.
Можно добавить особенно ценные вопросы, которые покажут, насколько человек внимателен
и вникает в суть того, о чём вы пишете. Например: – Какие навыки тебе больше всего пригодятся
в работе со мной?
А выше в вакансии вы уже давали перечень необходимых навыков. Из моих кандидатов только
2 кандидата из 9 ответили именно так, как я написала в вакансии.
3. Приглашение на собеседование: рекомендую сделать это в формате звонка по телефону, чтобы послушать, как человек говорит, комфортно ли вам с ним вести диалог. И тогда вы не будете тратить время на целое собеседование, если уже в этом коротком звонке поймёте, что вам некомфортно.
4. Собеседование. Его ключевая задача — почувствовать, насколько вы понимаете друг друга. Ассистент отличается от других сотрудников тем, что это человек, с которым вы будете проводить много времени, будете передавать очень личные задачи. Важно найти того, кому вы будете доверять и с кем будет комфортно.
5. Пробный период работы. Срок вы можете выбрать самостоятельно, от 2 часов до месяца. Этот период может быть оплачиваемым или неоплачиваемым, единых стандартов тут нет. Я рекомендую проводить такую стажировку, чтобы и вы, и кандидат на деле попробовали себя в совместной работе и каждый из вас будет готов к тому, что в этот период вы можете завершить сотрудничество.
Пользуясь этим алгоритмом, я нашла ассистентку, с которой мы работаем на сегодняшний день уже почти 3 года. Из помощницы она выросла в моего заместителя и директора по развитию. Прямо сейчас она тестирует 2 новые локации для 2 новых филиалов центра.
Конечно, для выстраивания долгосрочных эффективных отношений недостаточно только найма, дальше в ход вступает грамотное обучение и сопровождение сотрудников. Но это уже другая история, о которой я также пишу в своём канале в Телеграм.
4. Собеседование. Его ключевая задача — почувствовать, насколько вы понимаете друг друга. Ассистент отличается от других сотрудников тем, что это человек, с которым вы будете проводить много времени, будете передавать очень личные задачи. Важно найти того, кому вы будете доверять и с кем будет комфортно.
5. Пробный период работы. Срок вы можете выбрать самостоятельно, от 2 часов до месяца. Этот период может быть оплачиваемым или неоплачиваемым, единых стандартов тут нет. Я рекомендую проводить такую стажировку, чтобы и вы, и кандидат на деле попробовали себя в совместной работе и каждый из вас будет готов к тому, что в этот период вы можете завершить сотрудничество.
Пользуясь этим алгоритмом, я нашла ассистентку, с которой мы работаем на сегодняшний день уже почти 3 года. Из помощницы она выросла в моего заместителя и директора по развитию. Прямо сейчас она тестирует 2 новые локации для 2 новых филиалов центра.
Конечно, для выстраивания долгосрочных эффективных отношений недостаточно только найма, дальше в ход вступает грамотное обучение и сопровождение сотрудников. Но это уже другая история, о которой я также пишу в своём канале в Телеграм.
